Werf 1, Inkomende post: klasseren zonder lezen

De eerste tijdvreter is de mailbox: griffieoproepen, aanvullende rapporten, stukken van partijen, verzekeringsformulieren. Elk stuk moet in het juiste dossier belanden, en het is meestal het secretariaat dat één per één de wissels bedient.

De gouden regel: klasseren gebeurt op referentie, niet op afzender. Eén griffie schrijft voor tien dossiers; één referentie kan van drie afzenders komen. Tools die op afzender klasseren, falen structureel.

Dat is het principe van de Upload Robot van Medicalex: fuzzy matching op referenties (zelfs gedeeltelijk of slecht opgemaakt), automatische klassering, en enkel uitzonderingen komen naar boven.

Werf 2, Gestandaardiseerde dossiers per rol

Gerechtelijke expertise, mandaat van adviserend arts, minnelijke expertise, contra-expertise: elk missietype heeft zijn structuur, partijen, fasen, sjablonen. Dit bij elk nieuw dossier herconfigureren kost 15 tot 20 minuten en levert heterogene dossiers op die moeilijk overneembaar zijn.

Standaardiseer één keer per rol (Medicalex biedt er 21 voorgeconfigureerd aan), en een dossier openen wordt een handeling van 30 seconden.

Werf 3, Eén agenda, gesynchroniseerd

Dubbele agenda's (papier + Outlook, of Medicalex + Google) veroorzaken slotconflicten en gemiste oproepen. De praktijkagenda moet in beide richtingen synchroniseren met ieders persoonlijke agenda, en oproepen moeten vanuit het dossier gegenereerd worden, niet overgetypt.

Werf 4, Vooraf ingevulde rapporten, geen overgetypte rapporten

Het merendeel van een expertiserapport is feitelijk: identiteiten, data, gerechtelijke referenties, verzekeringsgegevens, reeds vastgelegde voorgeschiedenis. Dat staat allemaal in het dossier. Een goed tagsysteem (Medicalex beheert er 333) vult 80% van het rapport voor; de arts komt enkel tussen waar zijn expertise onvervangbaar is, analyse en conclusies.

Waar beginnen?

Bij werf 1: die geeft het secretariaat de eerste week al tijd terug, en zij bepaalt de andere (goed geklasseerde post voedt zuivere dossiers, dus vooraf invulbare rapporten). Standaardiseer daarna de rollen, koppel de agenda, en bewaar de rapporten voor het laatst, dat is de meest rendabele werf maar veronderstelt reeds gestructureerde dossiers.