Politique de confidentialité

1. Qui sommes-nous

Medicalex est une plateforme SaaS de gestion de dossiers conçue exclusivement pour les médecins-experts indépendants en charge de dossiers de dommage corporel en Belgique. Elle est exploitée par Deep Place SRL, société de droit belge, opérant sous la marque IT Place.

2. Champ d'application

La présente Politique de Confidentialité explique comment Deep Place SRL traite les données personnelles dans le cadre de la plateforme Medicalex. Elle s'applique :

• aux médecins-experts, secrétaires et autres membres du cabinet utilisant Medicalex en tant qu'utilisateurs enregistrés ;
• aux visiteurs du site medicalex.io ; et
• aux données personnelles relatives à des tiers (tels que les patients, les contacts auprès des assureurs, ou les conseils adverses) saisies dans la plateforme par les utilisateurs.

La présente politique ne couvre pas les données personnelles traitées par Deep Place SRL en tant qu'employeur ou dans le cadre de ses activités commerciales générales. Pour cela, consultez la Politique de Confidentialité IT Place disponible sur itplace.com.

La présente Politique de Confidentialité fait partie du cadre contractuel régissant l'utilisation de Medicalex. Elle doit être lue conjointement avec les Conditions Générales de Deep Place SRL et, le cas échéant, avec l'Accord de Traitement des Données signé entre le cabinet et IT Place. En cas de conflit entre la présente politique et ces documents sur une question relative à la protection des données, l'Accord de Traitement des Données prévaut.

3. Deux rôles : Responsable du Traitement et Sous-Traitant

Il est important de comprendre que Deep Place SRL intervient en deux qualités distinctes selon la catégorie de données concernée :

3.1 Responsable du Traitement, pour les données des utilisateurs de la plateforme

Lorsque Deep Place SRL collecte et traite des données concernant les utilisateurs enregistrés de Medicalex (nom, adresse e-mail, titre professionnel, historique de connexion), elle agit en tant que Responsable du Traitement. Elle détermine les finalités et les moyens de ce traitement.

3.2 Sous-Traitant, pour les données des dossiers

Lorsqu'un médecin-expert utilise Medicalex pour gérer ses dossiers, le cabinet du médecin est le Responsable du Traitement pour toutes les données relatives à ses dossiers, patients, mandats et correspondances. Deep Place SRL traite ces données uniquement pour le compte du cabinet et conformément à ses instructions, en agissant en tant que Sous-Traitant. L'Accord de Traitement des Données (ATD) signé entre le cabinet et IT Place régit cette relation de traitement.

Cette distinction est importante : si vous êtes un patient ou un tiers dont les données figurent dans le dossier d'un médecin-expert, vous devez adresser vos demandes d'exercice de droits directement au cabinet de l'expert, et non à IT Place.

4. Données que nous traitons

4.1 Données des utilisateurs de la plateforme (Deep Place SRL en tant que Responsable du Traitement)

Lorsque vous vous inscrivez sur Medicalex ou que vous l'utilisez, nous collectons :

• Données d'identité et de contact : prénom, nom, titre professionnel, adresse e-mail, numéro de téléphone, nom et adresse du cabinet.
• Identifiants de compte : mot de passe chiffré et données d'authentification.
• Données professionnelles : spécialité du médecin-expert, numéro INAMI/RIZIV si fourni, accréditations professionnelles.
• Données d'utilisation et techniques : horodatages de connexion, identifiants de session, adresses IP, type de navigateur et journaux d'utilisation des fonctionnalités. Ces données sont utilisées exclusivement à des fins de surveillance de la sécurité, d'amélioration de la plateforme et d'assistance.
• Données de facturation : adresse de facturation, numéro de TVA, statut des paiements. Nous ne conservons pas les coordonnées bancaires ou les détails de carte de paiement.

4.2 Données des dossiers (Deep Place SRL en tant que Sous-Traitant)

Les données des dossiers sont saisies par le médecin-expert et son équipe. Elles peuvent inclure :

• Données de référence patient : noms, numéros de référence, dates de naissance, coordonnées telles qu'utilisées à des fins de gestion des dossiers.
• Données de dossier et de mandat : références assureur, références judiciaires, détails des mandats, état et historique des dossiers.
• Rapports et documents d'expertise : fichiers téléchargés, rapports rédigés et modèles de correspondance.
• Journaux de communication : e-mails envoyés et reçus via le module de messagerie intégré.
• Données d'agenda et de planning : rendez-vous, échéances et entrées de calendrier.
• Données de facturation et d'honoraires : notes d'honoraires, factures Peppol, suivi des paiements.

4.3 Données des visiteurs du site web (medicalex.io)

Lorsque vous visitez medicalex.io, nous collectons des journaux serveur standard (adresse IP, page visitée, horodatage, type de navigateur) à des fins de sécurité et d'analyse. Nous n'utilisons pas de cookies tiers de suivi ou de publicité.

5. Données de catégorie spéciale

Les médecins-experts en Belgique traitent des dossiers impliquant des préjudices corporels, des dommages corporels et des accidents du travail. Les données des dossiers saisies dans Medicalex peuvent donc inclure des informations relatives à la santé des personnes concernées, par exemple, des descriptions de blessures, des antécédents médicaux mentionnés dans des rapports d'expertise, ou des évaluations d'incapacité.

De telles données constituent des données personnelles de catégorie spéciale au sens de l'article 9 du RGPD. Deep Place SRL traite ces données exclusivement en tant que Sous-Traitant, pour le compte du cabinet de médecine d'expertise qui en est le Responsable du Traitement. La base juridique du traitement au titre de l'article 9 est l'article 9(2)(h) (finalités médicales, mis en œuvre par un professionnel soumis au secret professionnel) tel qu'appliqué par l'expert, et l'article 9(2)(j) (finalités scientifiques ou statistiques en vertu du droit sectoriel belge applicable le cas échéant).

Deep Place SRL n'utilise pas les données des dossiers à d'autres fins que le fonctionnement et le support de la plateforme Medicalex pour le cabinet concerné.

6. Bases juridiques du traitement

Pour les données des utilisateurs de la plateforme (Deep Place SRL en tant que Responsable du Traitement) :

• Exécution d'un contrat (article 6(1)(b) du RGPD) : traitement nécessaire à la fourniture de l'abonnement Medicalex au cabinet enregistré.
• Obligation légale (article 6(1)(c) du RGPD) : traitement requis pour respecter le droit belge, notamment les obligations de facturation électronique dans le cadre du mandat Peppol en vigueur depuis le 1^er janvier 2026.
• Intérêt légitime (article 6(1)(f) du RGPD) : surveillance de la sécurité, prévention de la fraude, stabilité de la plateforme et amélioration du service. Ces intérêts ne l'emportent pas sur les droits des personnes concernées.

Pour les données des dossiers (Deep Place SRL en tant que Sous-Traitant) : le traitement est effectué sur la base des instructions documentées du cabinet (Responsable du Traitement) telles que définies dans l'Accord de Traitement des Données.

7. Architecture de stockage des données

Medicalex utilise une architecture de stockage hybride conçue pour donner aux cabinets un contrôle maximal sur leurs propres données :

• Fichiers de documents (rapports d'expertise, pièces jointes téléchargées, correspondances) : stockés sur l'infrastructure locale propre au cabinet, concrètement le lecteur F local du cabinet. Ces fichiers ne quittent jamais l'environnement réseau du cabinet. IT Place n'a pas accès à ces fichiers et n'en conserve aucune copie.
• Métadonnées applicatives (références de dossiers, entrées de calendrier, listes de tâches, comptes utilisateurs, données de facturation) : stockées sur des serveurs hébergés dans le nuage, situés au sein de l'Espace Économique Européen. Ces serveurs sont gérés par IT Place et soumis à la pleine conformité RGPD.
• Isolation des bases de données : chaque cabinet dispose d'une instance de base de données dédiée. Les données ne sont jamais partagées entre les différents cabinets clients. Il n'existe aucune mutualisation des données personnelles entre locataires.
• Chiffrement : toutes les données transmises entre les utilisateurs et la plateforme Medicalex sont chiffrées en transit via TLS. Les métadonnées applicatives stockées sur les serveurs en nuage sont chiffrées au repos.

Cette architecture garantit que les documents de dossiers les plus sensibles restent en permanence sous le contrôle physique et logique du cabinet lui-même, une position plus solide en termes de conformité RGPD qu'un modèle entièrement hébergé dans le nuage.

8. Durées de conservation

• Données des utilisateurs de la plateforme : conservées pendant la durée de l'abonnement actif et pendant une période pouvant aller jusqu'à trois (3) ans après la résiliation, afin de respecter les obligations comptables et fiscales belges.
• Métadonnées des dossiers : conservées pendant la durée de l'abonnement actif. À la résiliation, IT Place met à la disposition du cabinet un export CSV des données sur demande (sous réserve des frais d'export applicables). Les métadonnées sont supprimées des serveurs en nuage dans les quatre-vingt-dix (90) jours suivant la résiliation de l'abonnement, sauf obligation légale contraire.
• Fichiers de documents stockés sur le lecteur F local du cabinet : relèvent de la seule responsabilité du cabinet. IT Place n'intervient pas dans la conservation ou la suppression de ces fichiers.
• Données de journaux des visiteurs du site web (adresses IP, journaux serveur) : conservées pendant une durée maximale de douze (12) mois à des fins de sécurité et de diagnostic.

9. Partage des données et sous-traitants

Deep Place SRL ne vend, ne loue et ne partage pas les données personnelles avec des tiers à des fins commerciales ou marketing.

Nous faisons appel à un nombre limité de sous-traitants techniques pour exploiter la plateforme Medicalex. Tous les sous-traitants sont liés par des accords de traitement des données et opèrent au sein de l'EEE ou sous des garanties appropriées. Les catégories de sous-traitants sont les suivantes :

• Fournisseurs d'infrastructure en nuage : hébergement des serveurs applicatifs et stockage des métadonnées.
• Services réseau Peppol : IT Place exploite son propre Point d'Accès (AP) et Éditeur de Métadonnées de Services (SMP) Peppol certifiés par le BOSA. Les données de facturation électronique transmises via le réseau Peppol sont soumises aux normes du réseau Peppol.
• Fournisseur de passerelle SMS : utilisé exclusivement pour les rappels de rendez-vous patients lorsque le module SMS est activé par le cabinet.

Les données personnelles peuvent être communiquées aux autorités compétentes si la loi belge, une décision de justice ou une obligation réglementaire l'exige. IT Place en informera le cabinet concerné dans la mesure où la loi le permet.

10. Transferts internationaux

Toutes les données personnelles traitées par IT Place dans le cadre de Medicalex sont stockées et traitées au sein de l'Espace Économique Européen. IT Place ne transfère pas de données personnelles vers des pays situés en dehors de l'EEE. Dans l'éventualité où un transfert en dehors de l'EEE deviendrait nécessaire pour un sous-traitant, IT Place veillera à ce que des garanties appropriées soient mises en place conformément au Chapitre V du RGPD, et mettra à jour la présente politique en conséquence.

11. Vos droits

Lorsque Deep Place SRL agit en tant que Responsable du Traitement (données des utilisateurs de la plateforme), vous disposez des droits suivants en vertu du RGPD :

• Droit d'accès (article 15) : vous pouvez demander une copie des données personnelles que nous détenons vous concernant.
• Droit de rectification (article 16) : vous pouvez nous demander de corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement (article 17) : vous pouvez nous demander de supprimer vos données, sous réserve des obligations légales de conservation.
• Droit à la limitation du traitement (article 18) : vous pouvez nous demander de limiter le traitement dans certaines circonstances.
• Droit à la portabilité des données (article 20) : vous pouvez demander vos données dans un format structuré et lisible par machine.
• Droit d'opposition (article 21) : vous pouvez vous opposer au traitement fondé sur l'intérêt légitime.

Pour exercer l'un de ces droits, contactez : gdesmet@itplace.com. Nous répondrons dans un délai de trente (30) jours calendaires.

Si vous êtes un patient ou un tiers dont les données figurent dans le dossier d'un médecin-expert, veuillez adresser votre demande directement au cabinet de l'expert. IT Place traite ces données sur les instructions du cabinet et ne peut pas donner suite aux demandes d'exercice de droits relatives aux données des dossiers sans autorisation du cabinet.

Vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (APD) : www.autoriteprotectiondonnees.be.

12. Sécurité

IT Place met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre tout accès non autorisé, perte, destruction ou divulgation. Ces mesures comprennent :

• Chiffrement TLS de toutes les données en transit entre les utilisateurs et la plateforme.
• Chiffrement au repos des métadonnées applicatives hébergées dans le nuage.
• Instance de base de données dédiée par cabinet, aucun accès entre cabinets.
• Contrôles d'accès limitant l'accès du personnel IT Place aux données de production.
• Revues de sécurité régulières de l'infrastructure de la plateforme.

En cas de violation de données personnelles impliquant des données d'utilisateurs ou des métadonnées de dossiers, IT Place en informe les cabinets concernés sans délai indu et, le cas échéant, notifie l'Autorité de protection des données dans les 72 heures suivant la prise de connaissance de la violation.

13. Cookies

La plateforme Medicalex utilise uniquement des cookies strictement nécessaires à l'authentification et à la gestion des sessions. Aucun cookie publicitaire, de suivi ou d'analyse tiers n'est utilisé. Les visiteurs de medicalex.io peuvent faire l'objet d'analyses standard côté serveur (basées sur les journaux, sans cookies). Aucun cookie tiers de marketing ou de réseaux sociaux n'est installé sur un domaine Medicalex.

14. Modifications de la présente politique

IT Place peut mettre à jour la présente Politique de Confidentialité ponctuellement pour refléter des évolutions de la plateforme, de la législation applicable ou des activités de traitement. Les utilisateurs enregistrés seront informés de toute modification importante par e-mail au moins trente (30) jours avant son entrée en vigueur. La version en vigueur est toujours disponible sur medicalex.io/confidentialite. La date de version indiquée en tête du présent document précise la date de la dernière mise à jour.

15. Contact

Pour toute question relative à la présente Politique de Confidentialité ou à la manière dont vos données personnelles sont traitées par IT Place dans le cadre de Medicalex :