Chantier 1, Le courrier entrant : classer sans lire
Le premier gouffre horaire est la boîte mail : convocations de greffe, rapports complémentaires, pièces des parties, fiches d'assureurs. Chaque pièce doit rejoindre le bon dossier, et c'est en général le secrétariat qui joue les aiguilleurs, pièce par pièce.
La règle d'or : le classement doit se faire par référence, pas par expéditeur. Un même greffe écrit pour dix dossiers ; une même référence peut arriver de trois expéditeurs. Les outils qui classent par expéditeur échouent structurellement.
C'est le principe de l'Upload Robot de Medicalex : correspondance floue sur les références (même partielles ou mal formatées), classement automatique, et remontée des seules exceptions.
Chantier 2, Des dossiers standardisés par rôle
Expertise judiciaire, mandat de médecin-conseil, expertise amiable, contre-expertise : chaque type de mission a sa structure, ses parties, ses étapes, ses modèles. Reconfigurer cela à chaque ouverture de dossier coûte 15 à 20 minutes, et produit des dossiers hétérogènes, difficiles à reprendre.
Standardisez une fois par rôle (Medicalex en préconfigure 21), et l'ouverture d'un dossier devient un acte de 30 secondes.
Chantier 3, Un seul agenda, synchronisé
Les doubles agendas (papier + Outlook, ou Medicalex + Google) créent des conflits de créneaux et des convocations ratées. L'agenda du cabinet doit se synchroniser dans les deux sens avec l'agenda personnel de chacun, et les convocations doivent être générées depuis le dossier, pas recopiées.
Chantier 4, Des rapports pré-remplis, pas des rapports recopiés
La majorité d'un rapport d'expertise est factuelle : identités, dates, références judiciaires, données assurantielles, antécédents déjà consignés. Tout cela existe dans le dossier. Un bon système de balises (Medicalex en gère 333) pré-remplit 80 % du rapport ; le médecin n'intervient que là où son expertise est irremplaçable, l'analyse et les conclusions.
Par où commencer ?
Par le chantier 1 : c'est celui qui rend du temps au secrétariat dès la première semaine, et il conditionne les autres (un courrier bien classé alimente des dossiers propres, donc des rapports pré-remplissables). Puis standardisez les rôles, branchez l'agenda, et gardez les rapports pour la fin, c'est le chantier le plus rentable mais il suppose des dossiers déjà structurés.